Kadang terbiasa dengan kekurangan bisa menyebabkan proses kreatifitas terus berkembang. Mengawali tugas sebagai kepala sekolah tanpa modal dan diberi tinggalan utang memaksa otak berpikir keras bagaimana organisasi ini tetap bisa berjalan. Maka muncullah program digitalisasi pembelajaran, ulangan tanpa kertas, pemanfaatan iklan tanpa biaya melalui sosial media, dan program lainnya yang minim biaya. Jika kita belajar manajemen keuangan, maka poin yang dibidik adalah efisiensi biaya.
Hampir tiga tahun mengelola sekolah ini, Alhamdulillah kami bisa lepas dari kesulitan karena kekurangan kelas, tidak ada laboratorium komputer, belum ada bengkel motor dan bengkel produksi untuk jurusan Tata Busana dan Teknik Bisnis Sepeda Motor. Peralatan praktek juga semakin mendukung peningkatan kompetensi siswa. Seiring berjalan jumlah siswa semakin banyak dan minat masuk sekolah ini semakin besar.
Tumbuh kembang sekolah ini memerlukan pemanfaatan konsep dan strategi yang digunakan dalam memberikanlayanan pada lembaga pendidikan berupa informasi. Aplikasi pengolahan informasi dalam berbagai bidang sering disebut istilah MIS (Management Information System) atau SIM (System Informasi Manajemen). Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu menstransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Ada beberapa faktor yang menjadikan sistem informasi manajemen sangat dibutuhkan manajer, diantaranya adalah manajer dihadapkan pada lingkungan global yang semakin canggih dan lingkungan pendidikan semakin rumit dan dinamis. Dengan segala kerumitan, manajer dituntut untuk membuat keputusan dengan cepat sebagai penentu kebijakan. Sistem informasi manajemen pada lembaga pendidikan adalah sistem yang didesain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatuorganisasi pendidikan.
Maksud ditetapkannya sistem informasi manajemen pada lembaga pendidikan adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen; planning, organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgetting. Dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan.
Dengan adanya sistem informasi manajemen lembaga pendidikan akan merasakan beberapa manfaat sebagai berikut; pertama, tersedianya sistem pengelolaan data dan informasi pendidikan. Kedua, terintegrasinya data dan informasi pendidikan untuk mendukung proses pengambilan keputuan. Ketiga, tersedianya data dan informasi pendidikan yang lengkap bagi seluruh stakholders yang berkepentingan dalam bidang pendidikan. Selain itu, penerapan sistem informasi manajemen pada lembaga pendidikan berfungsi sebagai alat bantu pengambil keputusan dan oleh pihak lain yang tergabung dalam inter-organizational information system sehingga organisasi pendidikan dapat berinteraksi dengan pihak berkepentingan (stakeholder).
Pengembangan sistem informasi manajemen pada lembaga pendidikan sangat dibutuhkan, karena dalam menghadapi persaingan global lembaga pendidikan dituntut untuk memberikan informasi lebih cepat, akurat dan nyaman yang merupakan bagian dari kualitas pelayanan, sehingga akan menjadi sebuah keunggulan bersaing (competitive advantages).
Competitive advantages dapat dicapai lembaga apabila lembaga dapat memberikan jasa atau layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan sehingga pelanggan menjadi puas dengan layanan yang diberikan, selain pengguna jasa pendidikan juga puas dengan hasil yang didapatkan.
Sehubungan dengan hal tersebut lembaga pendidikan memberikan penawaran yang berorientasi pada kepuasan pelanggan berwujud pada layanan jasa (service) pendidikan yang akurat dan terpercaya, dan terjamin kebenarannya sesuai dengan permintaan pelanggan.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan relevan yang dibutuhkan orang untuk menambah pemahamanannya erhadap fakta-fakta yang ada. Seringkali informasi disamakan dengan data, padahal data dan informasi memiliki perbedaan substansi yang cukup mendasar. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian/kesatuan nyata yang terjadi pada saat tertentu. Data mengacu pada fakta berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, kode tertentu, serta bentuk lainnya.
Data yang diolah dengan diproses melalui sistem tertentu, sehingga memiliki nilai bagi seseorang, maka data tersebut telah berubah menjadi informasi. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga diperlukan suatu proses/model untuk mengolah data sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat.
Sebuah kebijakan yang diambil oleh seorang manajer bukan bertolak dari data, melainkan dari data yang telah diolah misalnya: informasi tentang jumlah siswa dalam suatu sekolah merupakan data, namun apabila jumlah siswa tersebut telah diproses sehingga ditemukan kecenderungan siswa, misalnya presentase tingkat putus sekolah, maka ini dikatakan sebagai informasi.
Suatu informasi bisa mejadi bahan bagi pengambil keputusan harus memenuhi syarat sebagaimana yang dibutuhkan oleh kepala sekolah dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera dilakukan. Syarat informasi dalam manajemen diklasifikasikan sebagai berikut yaitu yang pertama, informasi yang tepat waktu. Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Apabila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi itu didapat sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
Syarat yang kedua adalah informasi yang relevan. Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda Dalam menunjang proses manajemen suatu organisasi membutuhkan informasi yang relevan permasalahan, misi dan tujuan organisasi
Syarat yang ketiga adalah informasi yang bernilai. Selain relevan, suatu informasi harus bernilai/bermanfaat bagi organisasi. Karena itu informasi harus dapat tersaji sesuai dengan bentuk yang diinginkan dan dapat diambil manfaatnya oleh organisasi yang bersangkutan.
Syarat yang terakhir adalah informasi yang dapat dipercaya. Informasi yang disajikan pada manajer hendaknya diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya serta dapat dijamin tingkat kepercayaannya oleh pengolah data atau pemberi informasi.
Membangun sekolah tidak hanya fisik tetapi juga non fisik. Salah satunya adalah sistem manajemen informasi yang terpadu. Untuk itu dalam membangun SMKN 1 Tuntang, saya juga meluncurkan Sistem Informasi Manajemen Sekolah Ekonomis (SIMSE). Sebuah sistem informasi yang dibangun dengan dana minimalis tetapi bisa mengkover kebutuhan informasi bagi sekolah.
Seperti yang kita ketahui, membangun SIM menggunakan jasa pihak ketiga memerlukan dana yang sangat besar. Tentu berat bagi pengelola sekolah kecil. Untuk itu Kami siap berbagi pengalaman membangun SIM dengan dana minimalis. Bapak dan Ibu manajer sekolah yang berminat, silahkan bisa studi tiru ke SMKN 1 Tuntang.
Tuntang, 12 Agustus 2020.
