Microsoft Office adalah perangkat lunak paket aplikasi perkantoran buatan Microsoft dan dirancang untuk dijalankan di bawah sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS X. Beberapa aplikasi di dalam Microsoft Office yang sering digunakan adalah Excel, Word, dan PowerPoint. Versi terbaru dari Aplikasi Microsoft Office adalah Office 2019 yang diluncurkan pada 24 September 2018.
Mail merge adalah fitur yang terdapat pada aplikasi Microsoft Word yang berguna untuk pembuatan surat atau dokumen lain yang isinya sama dalam satu file, namun identitas penerimanya bisa berbeda. Sehingga bisa mengganti nama, alamat, nomor, alamat email dan lain-lain dengan otomatis dan tidak perlu menuliskan satu persatu, cukup dengan menyambungkan file Microsoft Word (sebagai file master) dengan file Microsoft Excel (sebagai databasenya). Dengan menggunakan fitur mail merge dapat membuat satu dokumen untuk banyak pengguna secara cepat dan mudah.
Cara menggunakan mail merge untuk membuat surat undangan adalah sebagai berikut. Langkah pertama sebelum menggunakan mail merge, pastikan sudah menyiapkan file master surat undangan yang akan Anda berikan nama penerima yang berbeda. Pastikan semua penulisan sudah benar dan tidak ada typo. Kosongkan pada bagian yang akan diisikan database dengan menggunakan mail merge, misalnya untuk nama, alamat, email dan sebagainya kemudian simpan. Selanjutnya, membuat file Microsoft Excel sebagai databasenya. Buatlah tabel yang disesuaikan dengan kebutuhan mulai dari nama, alamat, email dan sebagainya. Isikan semua datanya dan pastikan semua sudah tertulis dengan benar kemudian simpan.
Lalu, koneksikan mail merge dengan file microsoft Excel sebagai databasenya untuk memulai menyambungkan isi surat pada file Microsoft word, caranya sebagai berikut.
- Pada file Microsoft word pilih menu ‘Mailings’
- Pilih menu ‘Start Mail Merge’
- Pilih menu ‘Step-by-Step Mail Merge Wizard’
- Pilih ‘Select Document Type’ pada menu document type, ada beberapa pilihan seperti Letters, Email messages, Envelopes, Labels dan Directory. Karena kita akan membuat surat, maka silahkan memilih ‘Letters’.
- Pilih ‘Next: Starting document’
- Pada select starting document, ada 3 pilihan berbeda. Silahkan Anda memilih paling atas sendiri ‘Use the current document,’ menu ini berarti Anda menggunakan dokumen Anda sendiri yang sudah dibuat sebelumnya.
- Pilih ‘Next: Select recipients’
- Menu select recipients, silahkan memilih ‘Use an existing list’ kemudian pilih menu ‘Browse,’silahkan pilih lokasi file Microsoft excel yang digunakan sebagai database penerima yang sudah dibuat sebelumnya. Jika sudah benar silahkan klik ‘Ok’ dan akan muncul tabel excel seperti yang dibuat sebelumnya, silahkan klik ‘Ok’ untuk melanjutkan.
- Selanjutnya pilih menu ‘Next: Write your letter’
Langkah berikutnya adalah Insert mail merge pada surat dengan meletakkan kursor pada baris yang akan diisi dari database Microsoft excel, misalnya pada nama, alamat, email dan sebagainya pada file Microsoft word. Kemudian pilih menu Insert Merge Field, masukan Field sesuai dengan bagian nama, alamat dan nama email. Pastikan Field sesuai dengan lokasinya, nantinya pada sebelah tulisan Nama, Alamat dan Email akan ada tulisan <<F2>>, <<F3>> dan <<F4>> atau sesuai dengan judul kolom pada table file Microsoft excel yang sudah dibuat.
Langkah terakhir yakni dengan melihat setting mail merge yang sudah dibuat berhasil atau tidak, bisa dengan klik menu ‘Preview Results.’ Maka tulisan <<F2>>, <<F3>> dan <<F4>> atau sesuai dengan judul kolom pada table file Microsoft excel yang sudah dibuat akan terisi dengan nama, alamat dan email sesuai dengan isi dari database. Sehingga surat yang dibuat ini bisa langsung diprint atau dicetak, serta disimpan tanpa menuliskan satu per satu data yang dapat menghabiskan banyak waktu.
Penulis : Bayu Aji Saputra, S.Pd.Kom.
Editor : Nurul Rahmawati, M.Pd.
